Outlook Archiving Guide (Urdu)

طریقہ 1: دستی آرکائیو (Manual Archive)

اگر آپ اپنی مرضی سے کچھ مخصوص فولڈرز کو فوری طور پر آرکائیو کرنا چاہتے ہیں، تو یہ طریقہ اپنائیں:

Outlook کھولیں: سب سے پہلے اپنے کمپیوٹر پر Outlook 2016 ایپ کھولیں۔
فائل مینو پر جائیں: اوپر بائیں کونے میں موجود File ٹیب پر کلک کریں۔
ٹولز منتخب کریں: یہاں Info کے سیکشن میں Cleanup Tools (یا کچھ ورژنز میں صرف Tools) پر کلک کریں۔
آرکائیو پر کلک کریں: ڈراپ ڈاؤن مینو سے Archive... کا انتخاب کریں۔
فولڈر کا انتخاب کریں: ایک نئی ونڈو کھلے گی۔ یہاں Archive this folder and all subfolders کو منتخب کریں اور اس فولڈر پر کلک کریں جسے آپ آرکائیو کرنا چاہتے ہیں (مثلاً Inbox)۔
تاریخ مقرر کریں: Archive items older than کے سامنے وہ تاریخ منتخب کریں جس سے پرانی ای میلز آپ آرکائیو کرنا چاہتے ہیں۔
فائل محفوظ کرنے کی جگہ: Archive file کے نیچے 'Browse' پر کلک کر کے وہ جگہ منتخب کریں جہاں آپ آرکائیو فائل (.pst) محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔
اوکے (OK) کریں: آخر میں OK پر کلک کر دیں۔ آپ کی ای میلز آرکائیو ہونا شروع ہو جائیں گی۔

طریقہ 2: خودکار آرکائیو (AutoArchive)

اگر آپ چاہتے ہیں کہ آؤٹ لک ایک مخصوص وقت کے بعد پرانی ای میلز خود بخود آرکائیو کر دے، تو یہ طریقہ اپنائیں:

فائل مینو: File ٹیب پر کلک کریں اور پھر Options پر جائیں۔
ایڈوانسڈ (Advanced): بائیں طرف دی گئی لسٹ میں سے Advanced پر کلک کریں۔
آٹو آرکائیو سیٹنگز: دائیں طرف AutoArchive Settings... کے بٹن پر کلک کریں۔
سیٹنگز کو فعال کریں: Run AutoArchive every... days کے خانے کو چیک کریں اور دنوں کی تعداد لکھیں (مثلاً ہر 14 دن بعد)۔
پرانی ای میلز کی حد: Clean out items older than میں مہینے یا ہفتے منتخب کریں کہ کتنی پرانی ای میلز کو ہٹانا ہے۔
محفوظ کریں: Move old items to کو منتخب کریں تاکہ ای میلز ڈیلیٹ ہونے کے بجائے آرکائیو فولڈر میں چلی جائیں۔
اوکے (OK): تمام ترتیبات مکمل کرنے کے بعد OK پر کلک کر دیں۔

اہم بات:

آرکائیو شدہ ای میلز آپ کے آؤٹ لک میں بائیں جانب موجود فولڈر لسٹ میں Archives کے نام سے ایک علیحدہ فولڈر میں نظر آئیں گی۔ آپ جب چاہیں انہیں وہاں سے دیکھ سکتے ہیں۔